Cómo hacer reuniones eficaces en tu empresa

 En Coaching Ejecutivo, Coaching Empresarial, Desarrollo organizacional

Uno de los principales problemas que nos encontramos a la hora de realizar reuniones con nuestros equipos de trabajo es la baja productividad y escasa eficacia de las mismas. A menudo dichas reuniones no están bien estructuradas ni cuentan con aspectos clave que las hagan realmente eficientes con lo que la mayoría de las veces salimos de la reunión sin haber tocado los temas importantes previstos y habiéndonos enfrascado en asuntos técnicos complejos o en rencillas personales entre los participantes.

He aquí algunas claves que nos ayudarán a hacer vuestras reuniones más eficaces y eficientes:

1.- Pon atención a los preliminares:

  • Establece un orden del día. Prepara los asuntos a tratar y el objetivo que se persigue con su tratamiento.
  • Acude con toda la información sobre el asunto.

2.- Antes del comienzo de la reunión, conviene dedicar un tiempo a reforzar actitudes y comportamientos para un adecuado desarrollo de la misma con cuestiones del tipo siguiente:

  • Evaluar el nivel de compromiso de los participantes con preguntas del tipo: ¿Qué grado de compromiso tenéis del 1 al 10 para que la reunión sea eficaz y eficiente?
  • Asumir y trasladar la responsabilidad mutua como equipo.
  • Priorizar y defender los beneficios para la empresa frente a los individuales.
  • No saltar de un tema a otro, hablando de otras cosas que no tienen que ver con el asunto.
  • Evitar entrar en temas personales.
  • Fomentar la escucha activa.
  • Tener una actitud positiva.
  • Utilizar un lenguaje constructivo.
  • Hablar despacio y claro y dejar terminar los argumentos y opiniones de los otros.
  • Estar atentos al lenguaje verbal, no verbal y paraverbal.
  • Fomentar la participación de todos.
  • Utilizar la comunicación asertiva evitando críticas personales.
  • Llegar a acuerdos Ganar/Ganar.

3.- Ajustarse al orden del día

Ceñirse escrupulosamente al orden del día. Aquí aparecerán claramente los asuntos a tratar, el responsable directo del departamento y el objetivo específico que se persigue al tratar ese asunto. Saber lo que se quiere conseguir con el tratamiento de cada asunto es clave para llegar a resolver y desbloquear los temas. Asegurarse de empezar la reunión teniendo este objetivo definido será determinante para no perderse en otras cuestiones.

Se establecerá una lista de no más de 4 ó 5 asuntos en función del grado de complejidad del objetivo que se pretende resolver con la reunión y se intentarán tocar temas en las áreas financiera, recursos humanos, compras y ventas.

Una vez que esto está claro, que es previo al inicio de la reunión, se procederá a dar un orden de prioridad en el trato de los asuntos dentro del orden del día siendo consensuados entre todos los participantes de la reunión..

Establecer una hora de inicio y una hora de finalización.

Procurar que las reuniones no sean demasiado largas. De lo contrario se apreciará la ineficiencia, por la pérdida de interés, la falta de atención y el cansancio de los participantes.

4.- Establecer un tiempo para dedicar a cada asunto a tratar

Para conseguir ser eficientes en las reuniones y que no se nos vaya el tiempo y no hayamos tratado el resto de asuntos previstos en el orden del día es necesario controla el tiempo. Para ello puede ser eficaz colocar un cronómetro de forma visible para todos los participantes con el tiempo restante para tratar el asunto, llegar a acuerdos y establecer acciones. No te olvides que dentro del tiempo establecido, en función de la complejidad e importancia del asunto a tratar y del objetivo a conseguir, se debe incluir el tiempo necesario para cerrar los acuerdos y establecer acciones.

5.- Tomar nota y aparcar los asuntos secundarios que puedan surgir

Si salen a colación otros asuntos se tomará nota para tratarlos posteriormente en otra reunión si fuera necesario. De este modo evitamos que la reunión se desvíe hacia otros temas, aunque estos sean importantes.

En una hoja o en una pizarra haz una lista simple donde apuntas temas importantes que surgen durante la reunión, pero que se tratarán en un momento posterior. De esta manera no nos olvidamos de los temas y progresamos de manera eficaz en la reunión actual según el orden del día acordado. Es normal que tengáis muchos temas importantes que tratar, pero tratarlos todos a la vez y de cualquier firma hará que no resolváis ninguno.

6.- Utilizar un sólo sistema de recogida de datos

Utiliza un solo sistema de recogida de datos que sea de fácil localización y acceso, y que sea comprensible para todos los participantes, donde queden anotados todos los aspectos importantes de la reunión, los acuerdos y los planes de acción que vais a realizar.

7.- Al finalizar, realizar una valoración de la reunión con criterios comunes

Al finalizar la reunión es importante que hagáis una valoración individual de la misma siguiendo unos criterios comunes y que recojáis en el acta cualquier posible mejora para aplicar en vuestras próximas reuniones.

Estas son algunas claves para mejorar vuestras reuniones y hacerlas más eficaces y eficientes. En cualquier caso habrá que estar a las singularidades del grupo y a la gestión de los intereses de los participantes para hacerlos partícipes e involucrarlos en los objetivos comunes del equipo y en base a los intereses y objetivos generales de la organización.

Os invito a que lo pongáis en práctica en vuestra próxima reunión y experimentéis de primera mano si os es útil.

Espero que disfrutéis de reuniones más eficaces y productivas y que esto ayude a mejorar vuestra comunicación, mejorando el ambiente laboral y generando mejores resultados en vuestros negocios.

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